Arta delegarii in managementul timpului

Fiecare zi are 24 de ore, dar pentru foarte multi acest timp este prea scurt. Timpul este cea mai utila resursa pe care o aveti la dispozitie daca este utilizata cum trebuie. Timpul trece fara oprire chiar daca il folositi cum trebuie sau nu, tot ce puteti face este sa incercati sa-l folositi cat mai bine.

1. Planificati-va timpul

Fiecare zi de lucru este plina de sarcini care trebuiesc indeplinite. Planificarea timpului este cea mai buna metoda de a inlatura distragerile si a va ajuta sa va duceti treaba pana la capat. Faceti o lista cu sarcinile din timpul zilei si ce aveti de gand sa faceti si bifati-le pe masura ce le indepliniti. Pe masura ce indepliniti fiecare sarcina, va deveni din ce in ce mai clar ce progrese ati facut, pe masura ce cantitatea de “treburi de facut” este redusa. Acest procedeu reduce de asemenea sansele sa uitati ceva din ceea ce aveti de facut.

2. Stabiliti-va tintele si prioritatile

Obiective

Obiectivele unui proiect ar trebui sa fie “SMART”.
Specifice: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fi schimbata situatia;
Masurabile: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile;
Abordabile: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscand resursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii);
Realiste: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectat in obiectiv; si
Timp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va fi realizat fiecare obiectiv.

Este usor sa va faceti obiceiul de a indeplini cele mai placute sarcini mai intai, dar activitatile zilei dvs ar trebui sa fie stabilite in functie de prioritatile nevoilor dvs. Importanta si urgenta sarcinilor variaza foarte mult. Subliniati acest lucru incluzand si un sistem de clasificare in lista dvs. Acest fapt va va incuraja sa indepliniti mai intai sarcinile cele mai urgente si sa va faceti timp suficient pentru sarcinile importante.

3. Masurati-va progresul

Este foarte important sa va inregistrati progresele. Ar trebui sa va simtiti incurajati pe masura ce vedeti ca treburile pe care le aveti de facut se imputineaza. Premiati-va atunci cand cea mai neplacuta sarcina a zilei a fost indeplinita, luandu-va o pauza sau dand un telefon. Anumite sarcini sunt de durata si ar trebui sa va masurati progresul si la aceste sarcini.

4. Invatati sa spuneti NU

In fiecare zi suntem confruntati cu sarcini neplanificate care ne fura din timp. Indiferent daca cineva din familie, prieteni, colegi va roaga sa faceti ceva pentru ei, ar trebui sa acceptati doar tinand cont de sarcinile planificate de dvs. Multa lume accepta doar pentru a nu jigni. In final trebuie sa ne bazam pe propria judecata dar ar trebui sa ne asiguram ca acceptam cereri care sunt compatibile cu scopurile noastre. A invata sa refuzati este cea mai buna metoda de a scuti timpul dvs.

5. Cel mai important instrument de economisire a timpului:

Delegarea

Delegarea este o abilitate despre care toti am auzit dar pe care putini o intelegem. Poate fi folosita ca scuza pentru a arunca esecurile pe umerii subordonatilor sau ca o unealta dinamica pentru motivarea si instruirea echipei pentru atingerea potentialului ei maxim.

Delegarea inseamna, in principal, incredintarea autoritatii voastre catre alte persoane. Asta inseamna ca ei pot actiona independent si pot avea initiative proprii. Foarte important, persoanele delegate impart responsabilitatea cu voi. Daca ceva nu merge cum trebuie, atunci ramaneti si voi responsabili, atata timp cat sunteti manageri. Daca vreti, toata arta consta in a delega in asa fel incât lucrurile sa iasa bine dar sa nu existe posibilitatea de a se intâmpla ceva (foarte) rau.

Scopul principal al delegarii este ca treaba sa fie bine facuta de catre altcineva. Pentru asta nu este suficient ca persoana desemnata sa urmeze un set de instructiuni ci sa aiba si posibilitatea de a lua decizii si de a face schimbari, de a avea autoritatea de a reactiona la diverse situatii fara a astepta mereu aprobarea voastra.

Spre exemplu; daca desemnati o persoana responsabila cu ATMurile si ii spuneti sa faca realimentarea lor martea si vinerea atunci bancomatele vor fi alimentate numai in acele zile. Daca spre exemplu miercuri bancomatul se goleste pentru ca e zi de salariu la o companie din vecinatate, el nu va mai funtiona 2 zile. Daca in schimb spuneti ca ATMurile sa fie realimentate ori de cate ori este necesar, atunci casierul va decide la ce frecventa sa o faca, adaptandu-se la circumstantele speciale. Puteti sugera un anumit orar dar, lasand aceasta libertate de decizie puteti beneficia de cunostintele pe care acea persoana le-a dobandit fata de acea problema.

Pentru a putea lasa pe altcineva sa indeplineasca un anumit task, trebuie sa va asigurati ca:
– Stie ce doriti
– Are autoritatea sa il indeplineasca
– Stie cum sa o faca
Asta inseamna comunicarea clara a naturii taskului respectiv, limita de autoritate pe care o acordati si sursele relevante de informatii si cunostinte.

Informatii necesare:

Daca doriti ca delegarea sa aiba succes trebuie sa asigurati acces usor angajatilor vostri la toate informatiile relevante. Asta inseamna ca trebuie sa stabiliti un sistem care sa permita schimbul de informatii. Acesta trebuie sa cuprinda macar schimburi regulate de informatii intre subordonatii vostri pentru ca fiecare sa stie ce fac ceilalti. De asemenea trebuie incluse brifinguri la care sa impartasiti informatiile pe care le primiti ca manageri (daca ai nevoie de anumite informatii ca sa faci un lucru, atunci si persoana catre care delegi va avea nevoie de aceleasi informatii). Daca un manager restrictioneaza accesul la informatii atunci numai el va putea lua anumite decizii care se bazeaza pe acele informatii. Odata ce accesul este permis atunci si ceilalti pot lua decizii si le pot „contesta” pe cele luate de manager, bazându-se pe criterii aditionale. Managerul care se teme de o astfel de provocare nu va putea niciodata sa delege in mod eficient. in schimb managerul care are puterea sa recunoasca faptul ca oamenii sai pot avea, intr-un anumit context, mai multe cunostinte si o mai buna experienta va avea succes, iar oamenii sai vor simti ca punctul lor de vedere este bine venit.

Control

Una din temerile cele mai puternice este pierderea controlului. Daca va obisnuiti oamenii sa aplice aceleasi criterii pe care voi insiva le-ati aplica (prin exemple si explicatii detaliate) atunci ei vor exercita controlul in numele vostru. si pentru ca ei pot fi martorii mai multor situatii in care controlul ar trebui exercitat (un singur om nu poate fi in mai multe locuri in acelasi timp) atunci controlul este mai eficient decât daca l-ati face singuri. Deci daca va preocupa cu adevarat controlul, atunci ar trebui sa distribuiti mecanismele de control astfel incât sa fie posibila o procesare autonoma si paralela.

Dezvoltare

Delegarea nu trebuie privita ca o tehnica de management abstracta. Ea depinde foarte mult de oameni, de nevoile si de capacitatile lor. Folosita cu grija poate fi in schimb un bun instrument de dezvoltare.

Nu puteti cere, spre exemplu, unui angajat fara prea multa experienta sa va faca un raport complex intr-un termen scurt. in schimb ii puteti cere sa lucreze impreuna cu colegii mai experimentati la acel raport sau sa-l faca sub indrumarea lor. Este la fel cum ai cere cuiva sa escaladeze un zid vertical in loc sa ii pui la dispozitie o scara.Cheia este sa delegati gradual. Daca cereti cuiva sa indeplineasca un task prea dificil, cu care va avea senzatia ca nu se va descurca, atunci acel task nu va fi facut si angajatul va fi puternic demotivat. in schimb puteti construi gradual: intai un task usor, apoi un altul care cladeste peste primul si tot asa. Fiecare task va trebui sa aiba suficienta complexitate pentru a „forta” dar numai câte putin.

Noul angajat trebuie sa se simta increzator. E nevoie sa creada ca va putea indeplini sarcinile pe care le-a primit. Asta inseamna fie ca deja poseda cunostintele necesare pentru indeplinirea taskului fie stie de unde le poate lua sau de unde poate primi ajutor. Deci trebuie sa facilitati accesul la cunostintele necesare.

si voi trebuie sa aveti incredere in noul angajat. Asta inseamna sa „va tineti un ochi pe el”. Nu trebuie sa se simta supravegheat ci trebuie sa simta ca ii sunteti aproape, ca il sustineti si il indrumati (o sa vorbim mai in detaliu despre acestea in materialele viitoare). Pe voi nu va costa prea mult dar pentru el inseamna enorm.

Rezultate si Esecuri

Cand delegati un task nu este neaparat necesar sa fie indeplinit la fel de bine cum l-ati fi facut voi ci trebuie indeplinit atât de bine cat este necesar. Nu incercati sa judecati dupa ce ati astepta de la voi insiva (mai ales ca e foarte greu sa fi obiectiv) ci dupa cat de bine si-a atins scopul. Cel mai bine este sa clarificati inainte criteriile dupa care va fi judecata indeplinirea corespunzatoare sau nu a taskului delegat.

Trebuie sa acceptati si esecurile. Cu o monitorizare adecvata, ar trebui sa puteti sa evitati greselile inainte sa se produca o catastrofa. Daca nu, esecul este al vostru. Daca sunteti manageri voi decideti, voi „ati lasat suficienta franghie ca sa se poata spanzura”, asa ca voi sunteti raspunzatori.

Cea mai sigura cale este de a discuta si de a anticipa posibile greseli. Daca vreti sa promovati un astfel de comportament atunci trebuie sa aratati apreciere pentru actiuni prompte si inteligente de reparare a greselilor in loc sa impartiti pedepse pentru cei care le-au cauzat. Nu criticati pe cineva pentru ca a gasit o eroare ci doar daca nu a luat masuri de precautie. Astfel puneti accent pe verificare, testare si monitorizare.

Ce se deleaga?

intotdeauna exista intrebarea: „Ce sa delegam si ce sa facem noi insine?” Trebuie sa aruncati o privire pe termen lung ca sa raspundeti la aceasta intrebare. Trebuie sa delegati atât cât este posibil pentru a permite oamenilor vostri sa devina la fel de buni cum sunteti voi acum.

Puteti incepe de la activitatile pe care le faceati inainte de a fi promovat. Daca voi le puteati face când erati juniori, spre exemplu, atunci le poate face un junior. Acele taskuri in care deja aveti experienta sunt cel mai usor pentru voi de explicat si de urmarit. Astfel va veti folosi experienta pentru a va asigura ca lucrurile sunt bine facute fara sa va ocupati in mod efectiv de ele. in acest fel veti câstiga timp pentru a rezolva alte indatoriri si altcineva devine la fel de bun pe cat erati voi ceea ce va conduce la intarirea grupului ca un intreg.

Taskurile in care oamenii vostri sunt experti trebuiesc delegate lor. Asta nu inseamna sa le pasati toata responsabilitatea doar pentru ca sunt experti, ci doar ca ei iau deciziile in mod obisnuit pentru aceste taskuri. Trebuie sa ii faceti sa va explice de ce au luat deciziile care le-au luat pe indelete in asa fel incât sa puteti invata de la ei care le-au fost criteriile.

Din punct de vedere al motivarii, incercati sa distribuiti taskurile ordinare cat mai uniform si sa le „presarati” la fel de larg si pe cele mai incitante. Cu taskurile foarte plictisitoare trebuie sa delegati nu numai indeplinirea lor ci si „detinerea”. Taskul ca delegare in loc de sarcina faciliteaza inovarea. Rezolvarea taskului va putea fi schimbata, imbunatatita sau regandita.

Exista functii manageriale pe care va sfatuiesc sa nu le delegati niciodata. in aceasta categorie intra in special ceea ce tine de resursele umane si de relatiile interpersonale. Mai concret, este vorba de motivare, training, team-building, organizare, evaluarea performantelor, sanctionari sau promovari. Cu alte lucruri trebuie sa fiti cel putin foarte atenti daca nu alegeti sa va ocupati personal. in aceasta categorie intra relatiile cu clientii foarte importanti, negocieri, stabilire de preturi, stabilirea strategiei.

Negociere

Deoarece delegarea are de a face cu autoritatea, nu puteti dicta ce se deleaga si nici cum va fi administrata delegarea. Pentru a putea controla lucrurile si in continuare (dupa ce ati delegat) trebuie sa stabiliti de la inceput taskurile, modalitatile de raportare (inclusiv date calendaristice), sursele de informare, criteriile de succes si când sunteti disponibili pentru clarificari. Va trebui sa negociati si sa obtineti acceptarea persoanelor catre care delegati responsabilitatile daca doriti sa obtineti o procedura care sa functioneze.

La sfarsit

Ati stabilit ce taskuri sa delegati. Ati stabilit persoanele carora sa le delegati aceste taskuri. Le-ati incredintat suficienta autoritate si le-ati asigurat toate informatiile si intrumentele de care au nevoie pentru a-si indeplini sarcinile.

Ce ramane de facut?

Va trebui sa monitorizati in permanenta aceste taskuri. Nu uitati ca voi ramaneti principalii responsabili atât pentru indeplinirea taskurilor cât si pentru dezvoltarea echipei voastre. Folositi-va timpul castigat pentru a va concentra pe alte lucruri importante care vor asigura cresterea eficientei echipei voastre in cadrul companiei.

Leave a Reply