Nu interpreta gresit replicile scurte – deseori, oamenii ocupati trimit raspunsuri foarte scurte la e-mailurile pe care le primesc. Nu interpreta gresit replici de un rand cum ar fi: “bine, sa o facem”, “nu multumesc”, “nu ma intereseaza” ca si cum ar fi un semn de grosolanie sau lipsa de interes. Replicile minimaliste sunt comune in lumea afacerilor. Considera-le un semn de eficienta, nu lipsa de respect. Mesajul tau poate fi unul dintre zecile ce sunt prelucrate in serie. Faptul ca ai primit un raspuns inseamna ca cealalta persoana considera mesajul tau demn de un raspuns.
Daca vei scrie inapoi pentru a te plange, vei deveni iritant. Nu reclama primirea unor raspunsuri scurte. Este de prost gust. E-mailul pur si simplu nu este mediul adecvat pentru convorbiri lungi. Nu este mediul corect pentru construirea relatiilor. Daca vrei sa construiesti relatii, atunci aranjeaza sa te intalnesti in persoana daca este posibil sau la telefon. Daca petreci mai mult decat cateva minute pentru a dactilografia un e-mail, intr-adevar ar fi mai bine sa telefonezi. Cateodata persoanele incearca sa foloseasca e-mailul pentru a comunica lucruri ce nu se traduc bine intr-un text simplu. Daca incerci sa comprimi povestea vietii tale intr-un e-mail, faci o greseala. Povestea ta va fi lipsita de esenta ei. Punctele tale de vedere nu vor fi transmise. Daca vrei sa scrii atat de mult, fa-o intr-un jurnal sau scrie pe un blog.
Asteapta inainte de a raspunde – daca primesti un e-mail de raspuns de la o persoana ocupata, nu ii raspunde inapoi imediat, decat daca ai un motiv valid sa faci acest lucru. Altfel fara sa iti dai seama poti irita cealalta persoana. Alta posibilitate este sa fii perceput ca o persoana prea neajutorata sau nerabdatoare. Sugerez sa astepti macar 12-24 h inainte de a raspunde. Acest lucru poate parea contraintuitiv, dar priveste-l din perspectiva persoanei ocupate. In fiecare zi au foarte multe mesaje de procesat. Atunci cand proceseaza e-mailuri, sunt nerabdatori sa isi goleasca casuta de inbox si sa treaca la urmatoarea sarcina. Pentru o persoana ocupata, se simte minunat sa aiba casuta inbox goala chiar si pentru un moment. Daca incerci sa trimiti e-mail de doua sau mai multe ori in aceiasi zi, vor incepe sa te perceapa ca pe o potentiala pierdere de timp, doar numai pentru ca ai consumat o mare parte din atentia lor in acea zi fata de alte contacte. Dintr-o data treci un prag invizibil si ei inceteaza total sa iti mai raspunda.
Ultimul lucru pe care o persoana ocupata il doreste este si mai multe urgente. A trimite un raspuns rapid, pozitioneaza mesajul tau ca fiind o urgenta si persoanele ocupate stiu ca problemele urgente sunt rareori importante. Nu vrei ca o persoana ocupata sa creada ca mesajul tau este un candidat pentru procesarea bazata pe urgenta. Este mai bine sa comunici intr-un ritm mai gradual astfel incat vei sfarsi in cosul important in locul celui urgent.
Fii rabdator, nu foarte nerabdator. Lasa persoana ocupata sa se obisnuiasca gradual cu tine.
Exceptia este atunci cand e foarte important sa accelerezi lucrurile, cum ar fi daca esti in procesul de finalizare al unei afaceri inaintea week-endului. Cu experienta vei obtine un simt pentru cand e rezonabil sa trimiti un e-mail drept raspuns imediat sau cand e mai intelept sa incubezi raspunsul.