Planificarea dinamica

Ideea de baza a planificarii dinamice este sa iti sortezi actiunile viitoare, in functie de contextul fizic al fiecareia. Cum ar fi apelurile telefonice, rezolvarea documentelor, lucrul la computer, etc. Acest proces este foarte folositor atunci cand calatoresti in interes de serviciu 200 de zile pe an sau mai mult. Sau lucrezi intr-un mediu in care esti constant intrerupt, unde nu te poti concentra pe un lucru mai mult de 30 de minute. Dar atunci cand lucrezi intr-un mediu relaxat sau acasa, acest proces poate inrautati productivitatea.

Problema majora atunci cand sortezi actiunile intr-un context este ca amesteci actiuni diferite de la proiecte diferite. Poate ca faci un lot de 5 apeluri telefonice, fiecare dintre acestea fiind asociat cu un proiect diferit. Are sens sa lotizezi apelurile telefonice, doar pentru ca implica fizic sa ridici un telefon? Daca apelurile nu au legatura unul cu celalalt, probabil ca nu. O solutie mult mai buna este sa te concentrezi pe un singur proiect cat mai mult posibil, facand o varietate de actiuni ce depind de acest proiect. Odata ce ai dezvoltat un proiect si ai inregistrat datele sale in minte, nu elimina aceste cunostinte.

Foarte multa eficienta se pierde in procesul de reconstruire a unui proiect in constiinta ta. Daca nu lucrezi la un proiect o perioada, va fi nevoie doar de cateva minute pentru a intra din nou in inima problemei, daca nu ai eliminat datele pe care le-ai strans pana atunci. Atunci cand faci acest lucru si atunci cand lucrezi la cate un proiect pe rand, ai o eficienta maxima si rezultate pe masura. A-ti asuma mult prea multe proiecte odata si a schimba des actiunile in timpul zilei, va limita mult complexitatea proiectelor de care te poti ocupa. Acest lucru este in regula pentru proiectele simple, dar ucide productivitatea la proiectele mai mari. Unele exemple de proiecte complexe ar putea fi: proiectarea unui nou joc pe calculator sau unui site web, a scrie o carte sau un scenariu sau a face o planificare strategica pentru o afacere. Pentru a munci productiv la astfel de proiecte, nu poti sa treci mereu de la un proiect la altul in decursul zilei tale lucrative, pentru ca munca va dura o vesnicie.

Trebuie sa fii dedicat intru totul unui singur proiect pana la capat, pentru a avea rezultatele dorite. Intreruperile minore sunt in regula, dar nu trebuie sa abuzezi de acestea. Imagineaza-ti cum ar fi sa scrii 10 carti diferite deodata, lucrand cate 30 de minute pe zi la fiecare. Ar fi mult mai productiv sa termini cate o carte pe rand. Si cateodata contextul mental este mult mai important decat cel fizic. A ramane cu un singur proiect si a merge prin biroul tau sau in cladirea in care lucrezi pentru diferite comisioane, poate fi mult mai bine, decat a ramane la birou si a te ocupa de 5 proiecte diferite. A face o actiune fizica in jurul biroului te poate costa cateva minute din timpul tau, dar a schimba proiectele intre ele te poate costa mult mai mult.

Cand lucrezi cu adevarat productiv la un proiect? In mod sigur nu in primele 15-30 de minute ale zilei tale de lucru. Si acesta este una dintre cauzele ascunse ale amanarii. Ce se intampla atunci cand amanam un lucru? Terminam unele proiecte chiar in ultimul minut, astfel incat trebuie sa facem totul intr-o sedinta maraton. Si in functie de structura fiecaruia, acesta poate fi un lucru bun. Unele persoane lucreaza mult mai bine si mai eficient sub presiune. Pentru unele persoane este mult mai bine sa tina o lista de proiecte si nu o lista de actiuni viitoare. Aceasta lista de proiecte poti sa o fragmentezi in actiuni viitoare, daca este nevoie. Pentru unele proiecte poti sa faci planuri detaliate a tuturor actiunilor viitoare. Dar pentru majoritatea proiectelor este suficient sa iti faci un plan de actiune pentru o zi sau doua. Dupa ce completezi aceste actiuni poti sa te gandesti mai departe, cum trebuie sa procedezi pentru a-ti duce planurile la final. Gandeste-te la acest lucru ca la o planificare dinamica. Nu iti planifici detaliile unui proiect pana cand nu este la usa si nu te ocupa de mai multe proiecte deodata. Planificarea dinamica in consecinta consta in: planifica, fa, repeta. Daca un proiect este cu adevarat mare, atunci fragmenteaza-l in subproiecte.

Si apoi programeaza aceste subproiecte in mod corespunzator. De asemeni, din moment ce sunt mereu lucruri minore de facut, ce nu apartin de nici un proiect ( precum a plati facturi, face piata, etc) poti sa le distribui intr-o sedinta maraton, in care sa le rezolvi pe toate. Partea proasta a faptului ca lucrezi in aceasta maniera este ca odata ce ti-ai dezvoltat un context mental particular este foarte greu sa renunti. Devii semi-obsedat. Nu vei mai auzi nimic in jurul tau, atunci cand te concentrezi pe un proiect. Ceea ce poate fi un lucru bun daca nu s-ar mai ivi si urgente, de care poate ca nu iti dai seama.

Leave a Reply